A aprovação de viagem corporativa é a etapa em que alguém com autoridade autoriza a viagem antes da compra. Ela garante que o gasto foi aceito por quem responde por ele e que exceções à política foram vistas e justificadas.
O problema é o tempo. Tarifa aérea muda ao longo do dia e reservas expiram. Enquanto o pedido espera na caixa de entrada do gestor, a opção cotada pode sumir ou ficar mais cara, e a TMC precisa cotar tudo de novo. Um bom fluxo de aprovação protege o orçamento sem virar o motivo de a viagem custar mais.
Por que a aprovação costuma atrasar
- O aprovador precisa entrar em outro sistema, lembrar a senha e procurar o pedido.
- O pedido chega por e-mail e se perde entre dezenas de outras mensagens.
- Falta informação para decidir, e o aprovador devolve com uma pergunta, o que reinicia a espera.
- Não há substituto quando o aprovador está em férias, em reunião ou ele mesmo viajando.
- Tudo precisa de aprovação, inclusive a viagem que já está dentro da política.
Os modelos mais comuns
Pré-aprovação de toda viagem. Cada pedido passa pelo gestor antes da compra. Dá controle total, mas cria fila e costuma ser o modelo que mais atrasa.
Aprovação só por exceção. Viagens dentro da política seguem direto para a emissão, e só as que fogem da regra vão para aprovação, com a justificativa do viajante. Exige uma política bem escrita e aplicada na cotação, mas reduz muito o volume de pedidos parados.
Aprovação por alçada. O valor da viagem define quem aprova: até certo limite, o gestor direto; acima dele, a diretoria. Funciona bem combinado com a aprovação por exceção.
Aprovação em mais de um nível. Gestor e, depois, financeiro ou diretoria. Faz sentido para viagens internacionais ou de valor alto, mas cada nível a mais soma tempo de espera.
Não existe modelo certo para todas as empresas. Uma regra prática é reservar a aprovação para o que realmente precisa de julgamento e deixar que a política resolva o resto.
O que o aprovador precisa ver para decidir em segundos
O pedido de aprovação deve trazer, numa única mensagem, tudo o que é necessário para decidir sem perguntar nada:
- quem viaja, para onde, em que datas e por qual motivo;
- o centro de custo ou o projeto;
- a opção escolhida, com o valor total;
- se a opção está dentro da política e, se não estiver, qual regra foi descumprida e a justificativa;
- a alternativa mais barata disponível, quando a escolhida não é a mais barata;
- até quando a tarifa está garantida.
Com isso, aprovar ou recusar vira uma decisão de segundos, e não uma troca de mensagens.
Prazos, lembretes e substitutos
Defina na política quanto tempo o aprovador tem para responder e o que acontece se ele não responder: um lembrete, depois o encaminhamento ao substituto ou ao nível acima. Evite a aprovação automática por falta de resposta, a menos que ela esteja escrita na política e o caso esteja dentro da regra.
Mantenha a lista de substitutos atualizada. Boa parte dos pedidos parados é de aprovadores que simplesmente não estavam disponíveis.
Registro e auditoria
Cada aprovação deve deixar rastro: quem aprovou, quando, o que estava sendo aprovado e qual justificativa foi apresentada. Esse histórico protege o viajante e o aprovador numa auditoria e alimenta os relatórios de exceção que orientam a revisão da política.
O papel da TMC na aprovação
Para a TMC, a aprovação é uma etapa do atendimento: enviar o pedido ao aprovador certo, cobrar a resposta, conferir se a tarifa ainda está válida, cotar de novo quando ela expira e emitir assim que a aprovação chega. Quando essa cobrança é manual, ela ocupa uma parte grande do dia do consultor e é onde surgem os atrasos.
Aprovação pelo WhatsApp
O canal faz diferença. Quando o pedido chega no WhatsApp com o resumo completo, o aprovador responde na própria conversa, de onde estiver, sem login e sem procurar o pedido em outro sistema.
No Blis Business, a política de cada cliente corporativo é aplicada antes de a opção chegar ao viajante, e o aprovador confirma direto pelo WhatsApp oficial da TMC. O histórico da conversa fica disponível para o consultor, que pode assumir o atendimento a qualquer momento. A política que define o que precisa de aprovação está no texto como montar uma política de viagens corporativas.
Lista de verificação
- Modelo de aprovação escolhido (toda viagem, por exceção, por alçada ou em níveis)
- Pedido de aprovação com todas as informações para decidir
- Prazo de resposta e lembrete definidos
- Substitutos para ausências
- Registro de quem aprovou, quando e com qual justificativa
- Canal em que o aprovador já está, sem novo login
Se você quer ver esse fluxo com os aprovadores de uma das suas contas, fale com um especialista.