A política de viagens corporativas é o conjunto de regras que a empresa define para as viagens a trabalho: teto de tarifa, classe permitida, antecedência mínima de compra, hospedagem, despesas e o fluxo de aprovação exigido antes da emissão. Ela existe para que cada viagem seja feita com segurança, dentro do orçamento e com a mesma regra para todos.
Uma boa política tem três qualidades: é curta o bastante para ser lida, clara o bastante para não depender de interpretação e aplicável no momento da compra, e não só na prestação de contas. Os sete passos abaixo levam a um documento com essas qualidades.
1. Comece pelos dados de hoje
Antes de escrever qualquer regra, entenda como a empresa viaja hoje. Os relatórios da TMC e as faturas dos últimos meses respondem às perguntas que importam:
- Quem viaja e com que frequência?
- Quais são os destinos e as rotas mais comuns?
- Com quanta antecedência as passagens são compradas?
- Quanto se gasta, em média, com aéreo, hotel e despesas por viagem?
- Onde estão as exceções mais frequentes?
Esse retrato mostra onde a política vai gerar economia e onde uma regra rígida demais só criaria pedidos de exceção.
2. Defina o alcance
Deixe explícito a quem a política se aplica: funcionários, diretoria, prestadores de serviço, candidatos em processo seletivo, convidados. Separe também os tipos de viagem, como nacional, internacional e participação em eventos, porque cada um pode pedir regras diferentes. Se a diretoria tiver regras próprias, escreva-as no documento em vez de tratá-las como exceção informal.
3. Estabeleça as regras do aéreo
O aéreo costuma ser o maior gasto e o que mais varia de preço. Os pontos a definir são:
- Critério de tarifa. O mais comum é exigir a menor tarifa disponível dentro de uma janela de horário razoável em torno do horário pedido, com limite de conexões. Isso evita que o viajante seja obrigado a aceitar uma madrugada com duas escalas para economizar pouco.
- Classe permitida. Econômica como regra, com critérios objetivos para outras classes, por exemplo, a duração do voo ou o cargo.
- Antecedência mínima. Quantos dias antes a compra deve ser feita, e o que acontece quando o prazo não é cumprido.
- Bagagem, marcação de assento e alterações. Quando a empresa paga por esses itens e quando não paga.
- Programas de fidelidade. Se as milhas ficam com o viajante e se a preferência por uma companhia pode pesar na escolha.
4. Defina hospedagem e deslocamento terrestre
Para hotéis, prefira tetos de diária por cidade ou por região a um valor único para todo o país: o mesmo valor que sobra numa capital pequena não cobre um hotel adequado nas cidades mais caras. Se a empresa tiver acordos com redes hoteleiras, indique os hotéis preferenciais.
No deslocamento terrestre, deixe claro quando usar táxi ou aplicativo, quando alugar carro (e de que categoria) e como reembolsar a quilometragem de quem usa veículo próprio.
5. Trate das despesas durante a viagem
Defina como serão cobertas a alimentação e as demais despesas: diária fixa ou reembolso mediante comprovante, uso de cartão corporativo ou adiantamento, e prazo para a prestação de contas. Liste também o que não é reembolsável, para evitar discussões depois da viagem.
6. Desenhe o fluxo de aprovação
Diga quem aprova o quê. Há empresas que aprovam toda viagem antes da compra e há as que pedem aprovação só quando a opção foge da política ou passa de um valor. Defina também o prazo de resposta e quem substitui o aprovador em férias ou ausências.
A aprovação é o ponto em que mais se perde tempo e, com ele, tarifa. Escrevemos um texto só sobre isso: como desenhar um fluxo de aprovação de viagem corporativa.
7. Preveja exceções, segurança e revisão
- Exceções. Toda política terá casos fora da regra. O importante é que a exceção seja pedida com justificativa e fique registrada, para que apareça nos relatórios.
- Segurança e dever de cuidado. Contato de emergência, seguro viagem nas viagens internacionais e orientação sobre o que fazer em um imprevisto.
- Revisão periódica. Preços, rotas e a própria empresa mudam. Revise a política em intervalos definidos, por exemplo, uma vez por ano, com base nos relatórios do período.
Erros comuns
- Política longa demais. Um documento que ninguém lê não muda comportamento.
- Teto único para todo o país. Gera exceção nas cidades caras e desperdício nas baratas.
- Aprovação para tudo. O aprovador vira gargalo e a tarifa sobe enquanto o pedido espera.
- Regra que só existe no PDF. Se a política não é aplicada na hora da cotação, ela só é conferida quando o dinheiro já foi gasto.
- Escrever sem o financeiro e o RH. São eles que vão lidar com reembolso, exceções e reclamações.
Lista de verificação
- Alcance definido (quem e que tipos de viagem)
- Critério de tarifa, classe e antecedência para o aéreo
- Teto de hotel por cidade ou região
- Regras de deslocamento terrestre e despesas
- Fluxo de aprovação com prazo e substituto
- Processo de exceção com justificativa registrada
- Orientações de segurança e contato de emergência
- Data da próxima revisão
Como fazer a política valer na compra
A política só funciona quando é aplicada antes de a opção chegar ao viajante. Para a TMC, isso significa configurar as regras de cada cliente corporativo uma vez e deixar que elas filtrem as opções em toda cotação, em vez de depender da memória do consultor.
No Blis Business, teto de tarifa, classe permitida, antecedência mínima e fluxo de aprovação entram como configuração por cliente corporativo. As opções fora da política já chegam filtradas ao viajante, e o aprovador confirma direto pelo WhatsApp, sem entrar em outro sistema. Se você quer ver como ficaria com a política de um dos seus clientes, fale com um especialista.